Ludwig-Pfeiffer Hoch- und Tiefbau bringt als eines der führenden mittelständischen Bau-Unternehmen für Hoch-, Tief- und Rohrleitungsbau eine große Bandbreite prozessualer Anforderungen zur internen Verwaltung und Dokumentation der vielfältigen Bauvorhaben mit. Mit der Richtungsentscheidung für Microsoft 365 und insbesondere der SharePoint Online-Lösungen wurde der Grundstein für die weitere Digitalisierung der Dokumentenverwaltung und Prozessdigitalisierung gelegt. Zur besseren Bedienbarkeit und Ausprägung der Prozesse wurde eine umfassende, flexible und voll in M365 integrierte Lösung gesucht, die die Kommunikation und Zusammenarbeit der verschiedenen Akteure von der Planung eines Bauvorhabens bis zum kaufmännischen Abschluss ermöglicht.
Zentrale Zielstellung war die Forderung, dass Mitarbeiter im Self-Service für jeden Vorgang aus einem Template eine individuelle Arbeitsumgebung mit vollständiger Integration in Microsoft Teams und SharePoint Online generieren können. Besondere Anforderungen waren hierbei:
Bereitstellung standardisierter interner und externer Dokumentenbibliotheken mit Standard-Ordnerstrukturen
Die Integration und Pflege von unternehmensweiten Vorlagendokumenten
Die Auftrennung des Zusammenarbeitsbereichs für den Zugriff durch externe Partner und Kunden
Vollständig eigenständige Einrichtung und Verwaltung durch den jeweiligen Bauleiter
Digitalisierung und Integration des standardisierten Baustellenanmeldeprozesses
Ein weiterer Fokus lag auf der Vereinfachung der Verwaltung und Auditierung von Daten- und Berechtigungsstrukturen im Azure-Directory für das IT-Management. Einen zusätzlichen Schwerpunkt bildete der Wissenstransfer für beteiligte Anwender und IT-Administratoren, der durch enge Begleitung des Inbetriebnahmeprozesses gewährleistete wurde.
Die compl3te hat dabei das Projekt von der Anforderungsaufnahme sowie der Betrachtung der Geschäftsprozesse über die technologische Umsetzung (Anpassungsentwicklung) bis zum Betrieb durch ein aktives Projekt- und Servicemanagement begleitet.
Die compl3te Collab-Engine für Microsoft 365 ist seit Mitte 2021 als zentrales Framework zur Einrichtung von Zusammenarbeitsräumen in die Geschäftsabläufe der Auftrageberin integriert. Durch passgenaue Erweiterungen und engem Dialog mit fachlichen Ansprechpartnern wurden automatisierte und bereichsübergreifende Prozesse und Workflows abgebildet. Durch iteratives Anforderungsmanagement, auch während der Betriebsphase, wird das Funktionsspektrum kontinuierlich erweitert.
